Tentenkampen in en rond de hoofdstad Kathmandu, terwijl dertig kilometer verderop voor Nepalezen in nood nauwelijks een hulpverlener te bekennen is. Dat is het beeld dat na de recente aardbeving in de Himalayastaat naar boven kwam. Een beeld dat Foreign Affairs, het gezaghebbende Amerikaanse blad voor internationaal beleid, in zijn zomernummer onderschrijft. Auteurs en onderzoekers Michael Barnett en Peter Walker bepleiten een forse cultuurverandering om hulporganisaties effectiever te laten opereren. “Natuurlijk kan en moet het beter”, stelt ook Eelco Liebrand, senior advisor bij automatiseerder Unit4. “Maar organisaties kijken bij het vergroten van hun slagkracht vooral naar betere planning en logistiek. Terwijl het al fout loopt bij een simpel bonnetje. Laks declaratiegedrag brengt organisaties soms in zo’n acute geldnood dat hun kernactiviteit – zoals het verstrekken van hulp op de juiste plek – onder druk komt.”
Liebrand vindt dat Barnett en Walker zich wel heel erg beperken tot noodzakelijke verbeteringen in de dagelijkse hulppraktijk. “Terwijl wij vanuit onze ervaring weten we dat verbeteringen geen zin hebben als je niet ook de ondersteunende processen meeneemt. Zoals de best ontworpen sportauto geen verkoopsucces wordt als je er een 1,5 liter-motor in zet.”
Juist internationaal opererende bedrijven en organisaties zijn in hun interne aansturing heel kwetsbaar, weet Liebrand. “Of het nu Artsen zonder Grenzen is of Unilever, ze hebben constant omvangrijke teams in het veld die kosten en onkosten maken. En die moeten tijdig vergoed worden. Zo wil de medewerker het geld van z’n hotelovernachting snel terug en de leverancier snel z’n rekening betaald. Maar ook voor de organisatie zelf is een soepele afhandeling van declaraties van groot belang.”
Een sportauto met 1500 cc-motortje wordt ook geen verkoopsucces
De praktijk is vaak dat medewerkers het declareren uitstellen. Veel te veel gedoe, met bonnetjes die kwijt zijn maar wel in een administratie moeten. “Dus stapelen die declaraties zich op, door de hele organisatie heen, om op een gegeven moment allemaal tegelijk aangeboden te worden. Met als gevolg dat de organisatie plots een enorm totaalbedrag moet ophoesten om alle rekeningen te betalen.”
Het effect van die opeenhoping wordt enorm onderschat, schetst Liebrand. “Daardoor droogt soms acuut de kasstroom op, waardoor geen geld beschikbaar is om hulpacties op het gewenste niveau voort te zetten. Volstrekt onnodig, omdat als er gelijkmatig door de maand heen wordt gedeclareerd er voldoende direct geld (liquiditeit) in kas is om door te werken.”
Als voorbeeld noemt Liebrand een Noord-Europese olie- en gasmaatschappij. “Ook hier een partij die wereldwijd actief is in tal van projecten. En ook zij kampte met ondoorzichtig declaratiegedrag waardoor ze niet in staat bleek kosten goed te managen. Met als gevolg dat ze echt grote opdrachten niet meer kon aannemen; ze konden niet garanderen dat die goed zou worden afgerond. Dat is natuurlijk onaanvaardbaar.”
Geen bedrijf – en directeur – zit op een reputatieklacht te wachten
Daar bovenop komen de fors strengere eisen van toezichthouders (beurs- en kartelwaakhonden). Bedrijven moeten vanwege een gelijk speelveld met de concurrenten steeds helderder hun uitgaven, investeringen en inkomsten verantwoorden. Schieten ze daarin tekort, dan ligt een beschuldiging van fraude zomaar op de deurmat. Liebrand: “Er is geen bedrijf – en geen directeur of CEO – die op zo’n reputatieaanklacht zit te wachten”.
De belangrijkste winst voor bedrijven zit in een stroomlijning van hun administratie. Wat automatiseerders en softwareontwikkelaars verplicht om met oplossingen te komen die het probleem daadwerkelijk tackelen. “Werk toe naar een gebruiksvriendelijk systeem dat de medewerkers in staat stelt makkelijk hun bonnetjes in te dienen. Dus geen ingenieus programma waarvan ontwikkelaars watertanden, maar een simpele webpagina of telefoonapp waarmee je bonnetjes scant en met twee tot drie clicks bij de afdeling Finance brengt. De oplossing is zo simpel dat je die vooral ook simpel moet houden.”
Via ANP Brandblog
